Es de gran importancia para tu formación académica y tu carrera profesional saber redactar una carta o escribir un correo electrónico formal. En la actualidad es más frecuente el uso de email que debe redactarse del mismo modo que una carta formal. En Kent Institute te damos unos cuantos consejos útiles y te contamos las reglas básicas para que redactes una carta o un email formal.
Consejos para escribir una carta o un email formal
Cabe destacar que redactar de manera formal no es difícil siempre que utilicemos nuestro sentido común. Debes tener en cuenta el nivel de formalidad que vas a tener que utilizar, es decir, a quien vas dirigido.
En primer lugar, debemos tener clara la estructura por la cual va a estar formado nuestro email. Esta estructura deberá estar compuesta por el saludo, el cuerpo del email o carta y la despedida o cierre. Además, no debes perder de vista el asunto del email en el cual debes ser breve, claro y conciso. No escribas asuntos demasiado largos o que no tengan nada que ver con el tema a tratar.
1. Saludo
El comienzo de nuestro email debe estar compuesto por un saludo y no debemos olvidar tener en cuenta a quien vamos dirigidos. Este saludo puede ser:
• En el caso de conocer al destinatario si es mujer utilizaremos: Dear Ms. Swan o Ms. Alexa Swan. Si es hombre nos referiremos como Mr. Swan o Ms. Robert Swan.
• Si no conocemos el nombre del destinatario podemos utilizar: Dear Sir o Madam. Si queremos ser más generales nos podemos referir al destinatario como “A quien le pueda interesar”: To whom it may concern.
• Para dirigirse a un grupo de personas, por ejemplo a un departamento de una empresa, se puede utilizar: Dear Sirs.
2. Cuerpo del email (email body)
A la hora de redactar el cuerpo del email, la parte en la cual vas a hablar del asunto por el cual envías el correo, es muy importante que no te alargues sino es necesario. Ve al grano del tema que os concierne y no divulgues demasiado.
Puedes utilizar algunas frases introductorias como:
• I am writing in reference to… (le escribo en referencia a…)
• I would like to know… (Me gustaría saber…)
• I am writing to enquire about… (le escribo para preguntarle sobre…)
• Si estamos escribiendo el email en respuesta o agradecimiento de algo debemos escribir: Thank you for your prompt reply (gracias por su pronta respuesta…) o Thank you for contacting X Company (gracias por contactar con la compañía).
• No olvides añadir algún comentario final como: I look forward to hearing from you (Espero saber de ti) o Thank you for your consideration (Gracias por tu consideración)
3. Despedida o cierre del email
El último paso de la estructura de tu email es concluirlo con una despedida cordial y tu nombre para que sepa el destinatario quien es el emisor de ese email o carta:
• Sincerely (le agradece…)
• Best Regards (Mejores Deseos)
Estos han sido solo algunas pequeñas pautas a tener en cuenta para redactar un email o una carta formal en inglés. En Kent Institute te ofrecemos cursos para aprender inglés en los cuales aprenderás estas y otras muchas cosas necesarias para tu formación. No dudes en venir a visitarnos o consultarnos cualquier duda.
